¶ 1. Авторизация, пароль и профиль
Вход в систему1.1. Как войти в Web CRM?
Для входа в Web CRM необходимо перейти по ссылке, предоставленной компанией, затем ввести корпоративную почту и пароль, выданный руководством, после чего нажать кнопку «Войти».
Если данные введены корректно, система откроет рабочий интерфейс Web CRM. Состав доступных разделов зависит от вашей роли в системе.
1.2. Что делать, если я забыл пароль?
Нажмите «Забыли пароль?» на форме входа. Затем укажите свою корпоративную почту.
На почту придёт 6-значный код подтверждения. После ввода кода система предложит установить новый пароль. После смены пароля можно снова войти в систему.
1.3. Зачем подтверждать e-mail после первого входа?
Подтверждение электронной почты необходимо для трёх основных задач:
• подтверждение корректности адреса;
• возможность восстановления пароля;
• получение системных уведомлений.
Если почта не подтверждена, часть сценариев, связанных с восстановлением доступа и уведомлениями, может работать некорректно.
1.4. Где находится профиль пользователя?
Перейти в раздел «Профиль» можно через нижний левый угол интерфейса, нажав на иконку пользователя.
В профиле отображаются ваши ФИО, должность, корпоративная почта, контактный телефон, логин КМП и логин CRM.
1.5. Какие данные можно изменить в профиле?
Если редактирование доступно для вашей роли, после внесения изменений можно нажать «Сохранить».
Если вы хотите отменить внесённые изменения, используйте кнопку «Отменить», чтобы вернуть предыдущие данные.
1.6. Как сменить пароль в профиле?
В нижней части профиля доступна функция «Изменить пароль».
Для смены пароля нужно:
1) ввести текущий пароль;
2) указать новый пароль;
3) подтвердить новый пароль;
4) сохранить изменения.
1.7. Как безопасно выйти из системы?
Для завершения работы нажмите «Выйти из системы». Это безопасно завершит текущую сессию пользователя.
Рекомендуется обязательно выходить из аккаунта при работе на чужом, временном или общем компьютере.
1.8. Почему после входа я вижу не все разделы?
Набор доступных разделов зависит от вашей роли в системе.
Медицинский представитель видит личные данные и личную активность, региональный менеджер — данные своей команды, администратор — всю CRM-систему.
¶ 2. Dashboard
Главный экран2.1. Что показывает dashboard?
Dashboard — это главный экран Web CRM. На нём отображаются основные показатели по вашей работе, команде или всей системе — в зависимости от роли.
Для медицинского представителя dashboard показывает:
• текущий статус смены;
• выполнение KPI;
• количество визитов;
• статистику за выбранный период;
• график активности.
2.2. Что означает статус смены «Активен» или «Не активен»?
Статус смены синхронизируется с мобильным приложением.
• «Активен» — если смена начата в мобильном приложении;
• «Не активен» — если смена ещё не начата.
Это помогает быстро понять, началась ли фактическая рабочая активность сотрудника.
2.3. Что показывает блок выполнения KPI на dashboard?
На dashboard отображается процент выполнения KPI за текущий день и индикатор достижения цели.
Этот показатель рассчитывается именно за сегодняшний день, поэтому он используется для оперативной оценки текущей активности, а не для общего анализа месяца.
2.4. Что показывает блок «Мои визиты»?
Блок «Мои визиты» показывает, сколько визитов запланировано на сегодня и сколько уже выполнено.
Например: «0 из 2» означает, что на сегодня запланировано 2 визита, но пока ни один не завершён.
2.5. Какие периоды можно выбрать на dashboard?
Доступны стандартные периоды:
• Сегодня;
• Вчера;
• Последние 7 дней;
• Последние 14 дней;
• Последние 28 дней;
• Текущий месяц;
• Квартал.
Также можно задать произвольный период вручную.
2.6. Какие статусы визитов можно выбрать в фильтре dashboard?
На dashboard доступны фильтры по статусам визитов:
• Завершено;
• Активно;
• Предстоит;
• Отменено.
После выбора параметров нужно нажать «Применить фильтр».
2.7. Что показывает график активности визитов?
График показывает активность визитов за выбранный период.
По оси X отображаются дни периода, по оси Y — количество визитов. Разными линиями показываются визиты к врачам, в аптеки и на мероприятия.
Этот график помогает анализировать динамику работы, видеть наиболее активные дни и сравнивать типы визитов между собой.
¶ 3. Уведомления
Системные события3.1. Где находятся уведомления в Web CRM?
Раздел уведомлений находится в верхней части интерфейса и обозначен иконкой колокольчика.
Рядом с колокольчиком отображается число — это количество непрочитанных уведомлений.
3.2. Что можно делать в разделе уведомлений?
В разделе уведомлений можно:
• просматривать список всех уведомлений;
• открывать конкретное уведомление;
• отмечать уведомление как прочитанное;
• отметить все уведомления как прочитанные;
• удалить одно уведомление;
• удалить все уведомления.
3.3. О чём уведомляет система?
Система отправляет уведомления о:
• изменениях визитов;
• обновлениях статусов;
• предстоящих визитах;
• важных действиях внутри CRM.
¶ 4. Визитирование
Календарь и журнал4.1. Для чего нужен раздел «Визитирование»?
Раздел «Визитирование» предназначен для планирования, просмотра и контроля визитов.
Он позволяет:
• планировать рабочую активность;
• копировать график визитов;
• контролировать выполнение визитов;
• просматривать отчёты по завершённым визитам;
• анализировать историю взаимодействия с клиентами;
• быстро находить нужные визиты с помощью фильтров.
4.2. Какие вкладки есть в разделе «Визитирование»?
В разделе доступны:
• Календарь сотрудников;
• Журнал визитов.
Для регионального менеджера и администратора дополнительно доступен Планировщик визитов.
4.3. Какие режимы отображения доступны в календаре?
В календаре доступны режимы:
• День;
• Неделя;
• Месяц.
По умолчанию обычно установлен режим «Неделя».
4.4. Что отображается в карточке визита?
При нажатии на визит открывается карточка с подробной информацией. В ней могут отображаться:
• дата и время начала;
• длительность визита;
• статус;
• заметки;
• вид визита (врач, аптека, мероприятие);
• тип визита (обычный, совместный);
• режим визита.
Также состав информации зависит от вида визита.
4.5. Чем отличается карточка врача, аптеки и мероприятия?
Для врача отображаются ФИО, специальность, ЛПУ и контактные данные.
Для аптеки отображаются название, БИН, адрес и контактные данные.
Для мероприятия отображаются название, тип мероприятия и подтип, например круглый стол, конференция или тренинг.
4.6. Можно ли посмотреть отчёт по завершённому визиту?
Да. Если визит завершён, в карточке доступен просмотр заполненного отчёта.
В отчёте могут отображаться:
• список SKU;
• фотоотчёты;
• презентации (CLM);
• комментарии;
• список сотрудников — для мероприятий.
4.7. Что такое история взаимодействия?
В нижней части карточки визита доступен раздел «История взаимодействия».
Здесь отображаются предыдущие визиты к врачу, в аптеку или проведённые мероприятия, связанные с этим клиентом. Это помогает видеть историю работы и взаимодействия.
4.8. Какие фильтры доступны в календаре?
В календаре можно фильтровать визиты:
По виду визита:
• Врач;
• Аптека;
• Мероприятие.
По типу визита:
• Обычный;
• Совместный;
• Тайный.
По статусу:
• Предстоит;
• Активен;
• Завершён;
• Отменён;
• Удалён.
4.9. Что такое журнал визитов?
Журнал визитов — это табличный список всех созданных визитов. По умолчанию обычно отображаются визиты за последнюю неделю.
В журнале можно использовать поиск, фильтры и быстро находить нужные визиты по врачу, аптеке, клиенту, периоду, статусу, виду и типу визита.
4.10. Что даёт планировщик визитов?
Планировщик визитов позволяет массово создавать визиты через Excel-файл.
Он особенно полезен для регионального менеджера и администратора, когда нужно быстро загрузить большой объём визитов для сотрудников.
¶ 5. Структура
Сотрудники, команды, регионы5.1. Что входит в раздел «Структура»?
В разделе «Структура» доступны четыре вкладки:
• Сотрудники;
• Команды;
• Регионы;
• Журнал активности.
5.2. Что показывает вкладка «Сотрудники»?
Во вкладке отображается список сотрудников CRM.
Обычно в таблице указаны:
• ФИО сотрудника;
• роль в системе;
• команда;
• статус;
• дата последнего входа.
5.3. Что показывает вкладка «Команды»?
Во вкладке «Команды» отображаются:
• название команды;
• регионы работы;
• назначенный РМ;
• участники команды;
• план визитов;
• план выполнения KPI;
• направление;
• количество SKU.
5.4. Что показывает вкладка «Регионы»?
Во вкладке «Регионы» отображается статистика по регионам:
• ID региона;
• название региона;
• количество команд;
• количество клиентов;
• количество аптек;
• количество врачей;
• количество медицинских представителей;
• количество активных МП.
5.5. Что показывает журнал активности?
Журнал активности показывает начало и окончание рабочего дня сотрудников.
Началом дня считается старт смены в мобильном приложении или начало первого визита. Окончанием дня считается завершение последнего визита или закрытие смены в мобильном приложении.
5.6. Что такое отклонение начала и окончания рабочего дня?
Отклонение начала — это допустимое количество минут опоздания относительно стандартного времени начала смены.
Отклонение окончания — это допустимое количество минут раннего завершения рабочего дня.
Эти показатели используются для анализа дисциплины сотрудников.
¶ 6. Отчёты
Выгрузки и аналитика6.1. Для чего нужен раздел «Отчёты»?
Раздел «Отчёты» предназначен для формирования и выгрузки аналитических отчётов по работе пользователя, команды или всей CRM — в зависимости от роли.
В разделе можно создавать отчёты, просматривать ранее сформированные и скачивать готовые файлы.
6.2. Какие типы отчётов доступны?
В Web CRM доступны следующие типы отчётов:
• Отчёт по визитам;
• Отчёт по SKU;
• Отчёт по KPI;
• Отчёт по CLM-презентациям.
6.3. Какие параметры нужно указать при создании отчёта?
При создании отчёта обычно указываются:
• тип отчёта;
• название отчёта;
• дата начала;
• дата окончания;
• команда;
• сотрудник;
• вид визита;
• статус визита.
6.4. Почему отчёт не скачивается сразу?
После нажатия на создание отчёта система сначала формирует файл. Обычно нужно немного подождать, затем обновить страницу — после этого файл становится доступным для скачивания.
В документации указан ориентир около одной минуты.
6.5. Какие данные показывает отчёт по визитам?
Отчёт по визитам может включать:
• ID визита;
• дату и время по плану;
• сотрудника;
• вид визита;
• статус;
• клиента;
• место встречи;
• тип визита;
• дату и время по факту;
• длительность визита.
¶ 7. Справочники
Врачи, аптеки, учреждения7.1. Что входит в раздел «Справочники»?
Раздел «Справочники» предназначен для ведения базы клиентов и организаций.
Он состоит из трёх подразделов:
• Врачи;
• Аптеки;
• Учреждения (ЛПУ).
7.2. Можно ли создавать новые записи в справочниках?
Да. В зависимости от роли в системе можно создавать новых врачей, аптеки и учреждения.
После создания запись уходит на проверку и получает статус «На проверке». После подтверждения оператором она становится активной. Если запись отклонена, статус меняется на «Отклонён».
7.3. Почему новая запись не появилась сразу в списке?
Потому что после создания запись должна пройти проверку. До подтверждения она находится в статусе «На проверке» и ещё не считается полностью активной в системе.
7.4. Что будет, если изменить уже существующую запись?
Если изменяются важные данные, например номер телефона, название или адрес, запись снова уходит на проверку оператору и временно получает статус «На проверке».
7.5. Можно ли создать визит прямо из карточки клиента?
Да. В системе предусмотрено быстрое создание визита из карточки врача или аптеки.
Это позволяет не искать клиента повторно через календарь и ускоряет работу с визитами.
7.6. Кто может добавлять координаты объектов?
Региональный менеджер и администратор могут добавлять координаты для аптек и учреждений. Это необходимо для корректной работы GPS-отчётов и построения маршрутов.
¶ 8. CLM-презентации
Материалы и статистика8.1. Для чего нужен раздел «CLM-презентации»?
Раздел предназначен для просмотра и использования презентационных материалов, загруженных в систему.
Пользователь может просматривать презентации, использовать их при завершении визита и анализировать статистику просмотров.
8.2. Как организованы презентации в системе?
Презентации распределены по папкам. При открытии папки отображается список материалов.
Режим отображения можно переключать между блочным и списочным видом.
8.3. Какие фильтры есть у презентаций?
Доступны фильтры по:
• названию;
• языку (казахский, русский);
• статусу (активный, удалён).
Удалённые презентации недоступны для использования в новых визитах.
8.4. Что показывает вкладка «Статистика»?
Во вкладке статистики отображаются:
• общее количество запусков материалов;
• средняя длительность просмотра;
• процент просмотра;
• рейтинг самых популярных материалов;
• статистика по отдельным презентациям.
¶ 9. Фотоотчёты
Фото из визитов9.1. Для чего нужен раздел «Фотоотчёты»?
Раздел «Фотоотчёты» предназначен для просмотра фотографий, загруженных при завершении визитов.
Он помогает анализировать фотофиксацию и проверять визуальное подтверждение активности.
9.2. Что отображается в списке фотоотчётов?
В списке обычно показываются:
• ID отчёта визита;
• ID визита;
• дата визита;
• клиент;
• количество фотографий;
• статус визита;
• дата создания отчёта;
• кем создан отчёт;
• тип визита.
9.3. Как открыть карточку фотоотчёта?
В списке рядом с записью нужно нажать иконку «глаз».
В карточке отображаются номер отчёта, номер визита, сотрудник, дата создания, адрес визита, фотографии и комментарий.
9.4. Можно ли сохранить фотографию на устройство?
Да. Внутри карточки фотоотчёта можно просмотреть фотографии и сохранить их на устройство.
¶ 10. Графики
Аналитика и статистика10.1. Для чего нужен раздел «Графики»?
Раздел «Графики» предназначен для визуального анализа статистики по визитам, планированию, активности и KPI.
Состав вкладок зависит от роли пользователя.
10.2. Какие вкладки доступны у медицинского представителя?
Для медицинского представителя в разделе «Графики» доступны вкладки:
• Количество визитов;
• Планирование;
• Личная статистика;
• KPI.
10.3. Что такое короткие визиты?
Короткие визиты — это визиты, длительность которых ниже минимального установленного системой времени.
Они используются для анализа качества работы и могут учитываться при оценке KPI.
10.4. Что показывает вкладка «Планирование»?
Вкладка «Планирование» показывает:
• количество плановых визитов;
• количество фактических визитов;
• процент выполнения плана;
• прогресс-бар;
• круговую диаграмму;
• график «План vs Факт» по дням.
10.5. Что показывает личная статистика?
Личная статистика показывает:
• рабочие дни;
• среднее количество визитов в день;
• среднюю длительность визита;
• общее количество визитов;
• активность по дням недели;
• динамику длительности визитов.
¶ 11. GPS-отчёт
Маршруты и геоданные11.1. Для чего нужен раздел «GPS-отчёт»?
Раздел «GPS-отчёт» предназначен для анализа маршрутов и местоположения сотрудников.
Он помогает сравнивать запланированный маршрут и фактическое передвижение, а также контролировать посещение клиентов.
11.2. Какие вкладки есть в GPS-отчёте?
В разделе доступны три основные вкладки:
• План;
• Факт;
• План + Факт.
Раздел обычно просматривается по дням.
11.3. Как строится плановый маршрут?
Маршрут строится по времени визитов, а не по кратчайшему расстоянию.
Это делается для контроля выполнения плана, корректного расчёта KPI и анализа дисциплины сотрудников.
11.4. Что показывает вкладка «Факт»?
Во вкладке «Факт» отображаются:
• GPS-точки;
• широта;
• долгота;
• время фиксации;
• пройденная дистанция;
• общий маршрут;
• количество входов в приложение.
11.5. Что показывает вкладка «План + Факт»?
Эта вкладка объединяет плановый маршрут и фактическое передвижение.
Она используется, чтобы сравнивать соответствие плана реальному маршруту, видеть отклонения и анализировать дисциплину выполнения визитов.
11.6. Что делать, если у клиента нет координат?
Если у визита отсутствуют координаты, необходимо указать широту и долготу вручную или выбрать точку на карте.
После сохранения координаты проходят проверку и используются системой для построения маршрута.
¶ 12. KPI
План и выполнение12.1. Для чего нужен раздел KPI?
Раздел KPI предназначен для просмотра и анализа плановых и фактических показателей.
Он помогает контролировать выполнение визитов и работу по SKU.
12.2. Какие вкладки есть в разделе KPI?
В KPI доступны две основные вкладки:
• Визиты;
• SKU.
12.3. Какие режимы отображения доступны в KPI?
Во вкладках «Визиты» и «SKU» доступны режимы:
• План;
• Факт;
• Факт – План;
• Процент выполнения.
12.4. Почему KPI может показывать 0%?
Если плановые показатели не установлены или равны нулю, система не может корректно рассчитать процент выполнения.
В таком случае может отображаться фактическое значение без полноценного расчёта процента.
12.5. Кто может редактировать KPI?
Редактирование KPI доступно администратору.
Администратор может изменять план визитов, импортировать и экспортировать KPI, а также просматривать журнал изменений KPI.
¶ 13. Ошибки и частые вопросы
Типовые ситуации13.1. Почему я не вижу нужного сотрудника или раздел?
Чаще всего причина связана с ролью пользователя и правами доступа.
Медицинский представитель видит свои данные, региональный менеджер — свою команду, администратор — всю систему.
13.2. Почему данные в отчёте или графике не совпадают с ожиданиями?
Проверьте фильтры: период, статус визита, вид визита, команду и сотрудника.
Также учитывайте, что часть данных может зависеть от роли пользователя и выбранного раздела анализа.
13.3. Почему не строится маршрут в GPS-отчёте?
Обычно причина связана с отсутствием координат у клиента или визита.
В этом случае необходимо указать координаты вручную или выбрать точку на карте.
13.4. Почему новая запись в справочнике недоступна сразу?
Потому что запись проходит проверку. До подтверждения оператором она имеет статус «На проверке» и не считается полностью активной в системе.
13.5. Что делать, если я не понимаю, в какой раздел идти?
Ориентируйтесь по задаче:
• нужен общий обзор — откройте Dashboard;
• нужны визиты — откройте Визитирование;
• нужна выгрузка — откройте Отчёты;
• нужна база клиентов — откройте Справочники;
• нужны материалы — откройте CLM-презентации;
• нужен анализ — откройте Графики, GPS-отчёт или KPI.